¿Qué tareas automatizar primero?
Contesta unas preguntas rápidas sobre una tarea de tu empresa y te decimos si merece la pena automatizarla, cómo y cuánto podrías ahorrar.
No siempre se trata de automatizar del todo. A veces la IA prepara el trabajo y una persona de tu equipo lo aprueba, y a veces basta un programa sin IA.
Casi todas se contestan con un toque. Puedes probar varias tareas y ver por cuál empezar.
Ejemplos de tareas que se pueden automatizar
Diez tareas que se repiten en muchas empresas, ordenadas por departamento. Cada una lleva unas respuestas de ejemplo y lo que dice la herramienta con ellas. Con «Probar con esta tarea» las cargas arriba y las cambias por las de tu empresa.
Finanzas
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Pasar las facturas de proveedores al programa de contabilidad
Llegan varias al día en PDF por correo y alguien las teclea a mano. Entre 3 y 10 al mes salen con algún error.
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Cuadrar los movimientos del banco con las facturas
Varias veces a la semana, con una lista de normas para emparejar cada cobro y cada pago con su factura.
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Atención al cliente
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Responder las consultas de clientes que llegan por correo
Decenas al día. Casi todas se parecen y la respuesta está en el programa de la empresa o en correos anteriores.
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Dar, cambiar y anular citas por mensaje
Decenas de conversaciones al día, en las que hay que preguntar, ofrecer huecos libres y confirmar.
Con estas respuestas Puede merecer la pena · Hablemos Un asistente de IA que conversa y hace gestiones
Ventas
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Preparar presupuestos a partir de lo que pide el cliente
Uno al día y casi una hora cada uno. Hay que leer la petición, hacer las cuentas y escribir la propuesta, y un error sale caro.
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Apuntar en el programa de clientes (CRM) lo hablado con cada uno
Varias veces al día, copiando de los correos lo que se acordó con cada contacto.
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Recursos humanos
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Dar de alta a una persona nueva en la plantilla
Pocas veces al mes, siguiendo siempre la misma lista de pasos en los programas de la empresa.
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Informes
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Preparar el informe semanal de ventas
Cada semana se sacan las cifras del programa, se hacen las cuentas y se manda al equipo.
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Correo y reuniones
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Escribir el resumen de las reuniones
Varias a la semana. Alguien del equipo lo revisa entero antes de mandarlo.
Con estas respuestas Sale barato Te basta con ChatGPT, Copilot o Gemini de empresa
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Repartir los correos que llegan al buzón general
Cientos al día, que hay que leer y mandar al departamento que toca según unas normas escritas.
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Qué procesos se pueden automatizar y cuándo compensa
¿Qué puede hacer la IA en una empresa y qué tareas conviene delegarle?
La IA es buena leyendo y escribiendo. Entiende correos, PDF, mensajes o audios, saca de ellos los datos que hacen falta y prepara respuestas, resúmenes o borradores. Lo que no conviene dejarle son las cuentas ni las decisiones que no tienen vuelta atrás: eso lo hace mejor un programa o una persona.
Por eso delegar en la IA casi nunca es todo o nada. Hay tareas que se hacen solas, porque la IA solo lee o escribe y un programa hace el resto, y otras en las que la IA prepara el trabajo y una persona lo aprueba antes de que salga. Y a veces la respuesta es que no hace falta IA. La herramienta de esta página te dice en cuál de esos casos cae cada tarea tuya.
¿Qué procesos o tareas se pueden automatizar en una empresa?
Casi cualquier tarea que se repite y que podrías explicarle a alguien nuevo con una lista de pasos: pasar facturas al programa de contabilidad, responder consultas que se parecen, preparar presupuestos, apuntar lo hablado en el programa de clientes o dar citas.
Lo que cambia de una a otra es con qué se automatiza. Si solo hay que copiar datos o seguir normas escritas, basta un programa normal y no hace falta IA. Si hay que leer correos, PDF o mensajes, o escribir respuestas, entra la IA. Y si hay que ir hablando con la persona, preguntar y confirmar, hace falta un agente de IA.
Lo que todavía no se puede automatizar es lo que solo sabe una persona y no está escrito en ningún sitio. Antes hay que ponerlo por escrito.
¿Qué necesito para automatizar un proceso?
Lo primero, que lo necesario para hacerlo esté en algún sitio que se pueda leer: un programa, una hoja de cálculo, los correos o los papeles escaneados. Lo que solo sabe alguien hay que apuntarlo antes.
Lo segundo, unas cifras de partida: cuántas veces pasa al mes, cuánto se tarda cada vez y qué se pierde cuando sale mal. Basta con apuntarlo durante una semana. Con esas cifras se prueba la automatización con casos reales tuyos antes de conectar ningún programa, que es como empiezan nuestros proyectos.
¿Cómo sé si me compensa automatizar una tarea?
Compara lo que hoy te cuesta la tarea con lo que costaría construirla y mantenerla. Lo que cuesta no son solo las horas. Cuenta sobre todo lo que se pierde cuando sale mal o tarde, como un recargo, un descuento o un cliente que se va, y las horas que hoy pagas aparte.
Las horas que tu equipo podría dedicar a otra cosa solo son ahorro si de verdad se dedican a vender o a atender. La herramienta de esta página hace esa cuenta con prudencia: cuenta la mitad de lo que hoy pierdes y te dice en cuántos meses se recupera. Si no se recupera en dos años, te dice que hoy no compensa.