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Automatización de procesos con IA

Ideasforge desarrolla sistemas de automatización con inteligencia artificial para empresas que quieren reducir trabajo manual, eliminar tareas repetitivas y conectar procesos que hoy dependen de varias herramientas y personas. Combinamos IA, integraciones y reglas de negocio para que cada parte del proceso se resuelva con la tecnología adecuada.

No automatizamos por automatizar. Analizamos primero el proceso y después decidimos qué merece la pena automatizar.

Qué resuelve la automatización de procesos con IA

Los procesos que las herramientas clásicas no pudieron automatizar comparten un rasgo. En algún punto, una persona tiene que leer y decidir. Llega una factura y alguien la teclea. Llega una solicitud y alguien la cualifica. Llega una pregunta y alguien busca la respuesta.

Ese paso, leer algo que no viene en un formato fijo y decidir qué hacer con ello, era la frontera de la automatización. Los modelos de lenguaje absorben exactamente ese paso y con él se abre la familia entera de procesos que lo contenían.

Podemos combinar
  • Inteligencia artificial
  • Software convencional
  • OCR
  • APIs
  • Bases de datos
  • ERP y CRM
  • Correo electrónico
  • Aplicaciones internas
  • Reglas de negocio
  • Validaciones
  • Intervención humana

¿Qué procesos puede automatizar la inteligencia artificial?

Casi todo lo que nos piden encaja en cuatro tipos de proceso. El quinto punto no es un tipo de proceso, sino lo que ocurre cuando un caso necesita que intervenga una persona.

Comprueba si te compensa automatizar una tarea concreta →
01

Entrada de documentos

Facturas, tickets y formularios escaneados que se leen, se validan y se registran en tus sistemas sin que nadie los teclee.

02

Gestión de solicitudes

Consultas entrantes que se clasifican, se cualifican y se envían a la persona adecuada, con los datos necesarios para decidir ya extraídos.

03

Consultas a datos

Preguntas de negocio que se convierten en consultas seguras a la base de datos y vuelven con la respuesta en segundos.

04

Redacción a partir de datos

Correos, resúmenes y avisos que el flujo redacta usando los datos que ya ha obtenido y validado. Los que van a una persona de tu equipo pueden salir solos. Los que van a un cliente salen de una plantilla que tú apruebas, rellena con datos ya validados.

05

Escalado con contexto

Los casos que necesitan una decisión humana llegan a tu equipo con los datos, documentos y comprobaciones que el sistema ya ha hecho.

El único paso que hace el modelo es leer la factura y extraer sus datos. El resto lo mueve el código, que se comporta igual siempre y se puede probar entero antes de publicarlo. La comprobación ocurre justo después de extraer los datos, antes de registrarlos en tus sistemas. Si algo no cuadra, pasa a una persona con el motivo al lado.
No todo el proceso necesita inteligencia artificial

La IA interpreta y el código ejecuta.

El código mueve los datos entre sistemas, ejecuta las acciones y controla en qué orden ocurre cada paso. El modelo entra solo cuando hay que leer un documento, entender una petición o clasificar un caso. Devuelve un resultado con estructura fija que el código puede comprobar.

Si tu proceso tiene reglas claras sobre datos que siempre llegan igual, la automatización clásica lo resuelve más barato y más rápido, sin modelo que vigilar. Eso también lo construimos nosotros.

Automatizamos entre los sistemas que ya utiliza tu empresa

La automatización se conecta a lo que ya usas: ERP, CRM, bases de datos, correo, mensajería y, sí, también ese Excel que gobierna medio departamento.

01

ERP

Consultar información, crear operaciones, actualizar estados o incorporar datos de otros sistemas.

02

CRM

Registrar contactos, actualizar oportunidades, añadir información o iniciar flujos comerciales.

03

Bases de datos

Consultar y actualizar información estructurada dentro de los permisos definidos para el proceso.

04

APIs

Conectar aplicaciones y servicios para que intercambien información automáticamente.

05

Correo electrónico

Recibir mensajes, interpretar su contenido y usarlo como punto de entrada de procesos automáticos.

06

Software interno

Integrar automatizaciones con aplicaciones desarrolladas específicamente para la empresa.

07

Sistemas de almacenamiento

Procesar archivos que llegan a carpetas, almacenamiento cloud o repositorios internos.

08

Formularios y aplicaciones externas

Capturar información e incorporarla automáticamente al flujo correspondiente.

Automatizaciones que ya trabajan en producción

Los dos casos se parecen en dos cosas: entraron por un canal que el equipo ya usaba y tenían una cifra medible antes y después.

Cómo automatizamos un proceso empresarial

No hace falta empezar con un proyecto grande. Lo primero es elegir un proceso concreto que merezca la pena automatizar.

01 Mapeamos el proceso

Paso a paso con quien lo ejecuta cada día: qué llega, quién lo toca, por qué sistemas pasa y dónde se atasca.

02 Medimos lo que cuesta hoy

Medir ese punto de partida permite comparar después el resultado con datos, no con percepciones.

03 Separamos reglas e interpretación

Pedimos tres ejemplos reales de la entrada, de tres orígenes distintos. Si se parecen entre sí, tu problema es de reglas. Si cada uno viene de una manera distinta, ahí hace falta el modelo.

04 Arrancamos con un piloto

Cubre solo una parte del volumen, con la cifra que debería moverse acordada antes de empezar. El piloto se paga y su precio entra dentro del proyecto final.

05 Ampliamos o paramos

Si el piloto cumple, se amplía por fases. Si no cumple, se detiene el proyecto con una inversión limitada y con información concreta sobre qué no funcionó.

Excepciones

Validar cada resultado antes de que llegue a tus sistemas

Un modelo puede equivocarse, por lo que sus resultados deben comprobarse antes de que el proceso continúe. Lo que pasa la validación fluye solo. Lo que no la pasa no se descarta ni se inventa, va a una persona con el caso preparado.

Hay pasos que dejamos con confirmación humana a propósito: los que mueven dinero de verdad, los irreversibles y los que deciden sobre personas. El sistema prepara toda la información y una persona confirma la acción antes de ejecutarla.

Cuando algo se sale del flujo habitual, el sistema sabe

  1. 01 Detener el proceso
  2. 02 Solicitar información adicional
  3. 03 Derivar el caso a una persona
  4. 04 Registrar una incidencia
  5. 05 Reintentar una operación
  6. 06 Enviar una alerta
  7. 07 Mantener el estado del proceso
  8. 08 Continuar cuando el problema se resuelva

¿Cuándo merece la pena automatizar un proceso?

No automatizamos procesos sin volumen, porque un flujo que corre tres veces al mes no paga su mantenimiento, ni procesos que hay que rediseñar antes de acelerarlos. Si tu caso está en alguno de esos grupos, te lo decimos antes de arrancar.

Suele tener sentido cuando el proceso

  1. Se repite con frecuencia
  2. Consume una cantidad relevante de tiempo
  3. Obliga a copiar información entre aplicaciones
  4. Genera errores manuales
  5. Retrasa otras tareas
  6. Sigue reglas relativamente estables
  7. Puede medirse antes y después
  8. Tiene volumen suficiente para justificar el desarrollo

Antes de desarrollar analizamos

  1. Cuánto tiempo consume actualmente el proceso
  2. Cuántas veces ocurre
  3. Cuántas personas intervienen
  4. Qué errores genera
  5. Cuánto cuesta mantenerlo manualmente
  6. Qué parte puede automatizarse realmente
Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre automatización de procesos con IA

¿Qué es la automatización de procesos con IA?

Automatización donde un modelo de lenguaje resuelve los pasos que exigen leer o interpretar, dentro de un flujo validado por código. El modelo interpreta. El código comprueba y ejecuta.

¿Esto es RPA?

No es lo mismo, aunque hoy muchas suites de RPA lleven lectura con IA dentro. La RPA repite clics y reglas sobre pantallas y se rompe cuando algo cambia de sitio o de formato. Lo que aportamos es que el modelo interpreta el contenido, así que la variación no rompe el flujo. Conviven bien, la RPA moviendo lo estable y el modelo leyendo lo variable.

¿Y si la IA lee mal un documento?

Una capa de validación comprueba el resultado antes de registrarlo: totales, formatos, campos obligatorios. Los casos dudosos van a una persona, así que la revisión se concentra donde hace falta criterio.

¿Cuánto del proceso queda automatizado de verdad?

Depende de cuántos casos raros tenga, así que se mide en vez de estimarse. El sistema registra qué resuelve solo y qué escala a una persona y ese porcentaje se ve desde el primer mes.

¿Tenemos que cambiar de ERP o de herramientas?

No. El flujo se conecta a lo que ya usas y el resultado aterriza donde tu equipo ya trabaja, sea un ERP o un Excel. Uno de nuestros clientes gestiona sus facturas reenviándolas por Telegram, sin aprender ninguna herramienta nueva.

¿Podemos empezar por un solo proceso?

Es justo lo que recomendamos. Un proceso con dolor medible, un piloto con su métrica y ampliar por fases si cumple. El piloto se paga y su precio entra dentro del proyecto final. Es como empezaron nuestros clientes de automatización. El que más tiempo lleva sigue añadiendo procesos.

¿Funciona con escaneos malos o fotos de móvil?

Los legibles pasan y los dudosos escalan a una persona con la imagen al lado, en vez de registrarse a medias. Qué porcentaje cae de cada lado no te lo prometemos por adelantado, se mide en tu piloto con tus documentos reales.

¿El flujo solo lee o también escribe en nuestros sistemas?

Lee y escribe, con red. Las escrituras pasan la validación y las sensibles piden confirmación de una persona antes de ejecutarse. Qué puede tocar cada flujo se define contigo, por sistema y por acción.

¿Cuánto se tarda en tener el primer flujo andando?

Depende de tres cosas: que los datos existan, que los accesos estén dados y que la tarea a automatizar esté bien definida. Con las tres, un piloto en dos semanas es realista. Si falta alguna, lo primero del proyecto es conseguirla. Ese plazo no lo marcamos nosotros.

¿Qué pasa con los casos que el flujo no resuelve?

Escalan a tu equipo con todo el contexto que el sistema ya reunió. Aquí caben además los casos que el flujo entiende bien pero no le corresponde decidir. El objetivo no es el cien por cien, es que la revisión humana quede donde aporta criterio y que el porcentaje resuelto esté medido, no supuesto.

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?

Un flujo de un solo proceso arranca en torno a los 2.500 € de construcción, los que tocan varios de tus sistemas se acercan a los 10.000 € y la operación mensual va entre 150 y 500 €, que cubren la vigilancia semanal y el mantenimiento. La cuota no tiene permanencia.

El modelo y la infraestructura van en cuentas a nombre de tu empresa, así que esas facturas son tuyas y no entran en la cuota. Lo que mueve esas cifras aquí es concreto: cuántos sistemas hay que conectar, cuánta validación exige el proceso y cuánto volumen corre por él.

Cuánto cuesta un agente de IA, desglosado →

¿De quién es el flujo que construís?

Tuyo. El repositorio es tuyo desde el primer día, con su documentación y sus manuales de operación. Si un día quieres operarlo con tu equipo o con otro proveedor, te llevas el flujo entero con su documentación y sus pruebas, no una suscripción. Lo que sí es servicio mientras trabajemos juntos es la operación, la vigilancia semanal y las alarmas de la casa.

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